Nous l'avons tous entendu solennellement au fil des ans : le DAM est votre unique source de vérité. Ce que nous n'avons pas réussi à définir, cependant, c'est ce que cela signifie (ou du moins signifiait ?) – une source unique de vérité pour quoi, précisément ? Et si vous répondez, "eh bien, les assets !" – qu'est-ce qu'un asset ? Est-ce seulement une image ou une vidéo ? Est-ce un objet de texte ? Est-ce qu'un asset existe même s'il ne possède pas de métadonnées complètes ? Que se passe-t-il lorsque cet asset est transmis du DAM à un système en aval… est-ce qu'un quelconque aspect de celui-ci est maintenu synchronisé sur ces plateformes ? Qui sait ?

Comme toujours, la réponse aux questions ci-dessus est « cela dépend ». En tant que leaders dans ce domaine, nous devons adopter deux de nos éléments préférés : la gouvernance et la complexité, deux quasi-opposés qui doivent cohabiter harmonieusement. Et « cohabiter harmonieusement » doit être notre objectif; il ne s'agit plus pour le DAM d'être la source unique de vérité, mais de définir le bon système d'enregistrement pour chaque élément de données et de contenu avec lequel nous devons travailler, et de cartographier à un niveau granulaire « ce qui se passe où ». Nous avons besoin de responsables produits possédant une expertise approfondie de leurs domaines respectifs, qui peuvent travailler en collaboration pour élaborer des solutions évolutives.

Mais à quoi cela ressemble-t-il dans la pratique ?

Prenons l'exemple d'une chose à ne pas faire. Les organisations fautives ne seront pas nommées, bien sûr, et il va sans dire qu'il n'y a jamais de situation absolument idéale, avec le mélange parfait d'outils, de ressources, de temps et, bien sûr, de personnes pour donner vie à tout cela – il y aura toujours des compromis. Apprendre où faire ces compromis peut être une leçon difficile, cependant, et nous avons tous vécu ce genre d'expériences où l’on se dit « 0/10, je n'y retournerai pas ».

Cet exemple particulier pousse le DAM comme « source unique de vérité » à une sorte d'extrême logique – parce qu'il n'y avait pas d'autre alternative, la décision a été prise (sous la contrainte) d'utiliser le DAM comme une plateforme pratique de gestion des métadonnées en plus d'être un DAM – après tout, il permettait de gérer la taxonomie, n'est-ce pas ? En bref, ne faites pas cela – cherchez des alternatives et définissez quel sous-ensemble de la taxonomie maîtresse de votre entreprise doit se trouver dans votre DAM – et qui est responsable de la plateforme et de la gouvernance pour le reste (que, espérons-le, votre DAM vient simplement exploiter au besoin). Votre rôle, que vous soyez interne, fournisseur ou consultant, est de vous exprimer rapidement et souvent lorsque quelque chose de ce genre se présente – éduquez vos parties prenantes sur ce qui est possible, afin qu'elles disposent de toutes les informations nécessaires pour soutenir la vision à long terme du DAM.

Maintenant, examinons quelque chose de plus proche de la façon de faire « la bonne chose » – mettre en place un écosystème interconnecté d'outils comme le DAM, le PIM, le MAM, le CMS, le CCMS, le DSA, le CRM… et la liste est encore longue. Il ne s'agit pas d'être un expert dans chaque partie de la liste d'acronymes de plateformes et de capacités – il s'agit de tracer les bonnes limites et d'attribuer une propriété claire. C'est là que l'expérience approfondie en DAM peut apporter une réelle valeur : être capable de dire « non » à l'idée de mettre « les mauvaises choses » dans votre DAM, et « oui » à la construction d'une feuille de route collaborative avec les responsables des autres plateformes expertes. Cette démarche reste complexe, mais elle permet de mettre en place un écosystème bien plus évolutif et durable.

Même quelque chose d'aussi simple sur le papier qu'une seule valeur de métadonnée peut nécessiter son propre atelier ; imaginez qu'il s'agit d'un terme statique sur un asset dans l'ancien DAM maintenant, mais que dans un état futur, une valeur doit être estampillée sur l'asset avec le bon terme provenant d'un nouveau vocabulaire contrôlé (imaginez les marques, les régions – toutes ces normes non standard qui sont uniques à la manière dont les organisations individuelles fonctionnent) via un flux de travail provenant du PIM – qui régit ces données dans le PIM, et comment le responsable produit DAM ou une autre partie prenante sait quand elles ont été mises à jour ? Ce sont les types de décisions que nous devons prendre dans nos écosystèmes en constante expansion.

Oui, cela signifie documenter clairement chaque flux de données, mais c'est ainsi que vous obtenez une véritable traçabilité et une bonne gestion du cycle de vie. Conservez vos données produit dans votre PIM et récupérez les éléments dont vous avez besoin pour votre DAM au besoin, transférez ce dont vous avez besoin du DAM vers les bons systèmes en aval – et recommencez.

Je ne cesserai jamais de dire aux gens que sont les métadonnées qui rendent vos assets exploitables, ni que le DAM est davantage un gymnase qu'une bibliothèque, mais comme Velma Kelly, le DAM ne peut pas le faire seul. Lorsqu'ils sont correctement envisagés, régis et gérés, les bons systèmes d'enregistrement fournissent au DAM ce dont il a besoin – et vice-versa, à travers un ensemble de plateformes en constante croissance (mais parfois de moins en moins visible).

Vous pouvez définir le DAM comme la « source unique de vérité » pour vos assets (clairement définis), mais vous devrez également documenter que ces assets peuvent extraire ou hériter des métadonnées d'un autre système, ou qu'ils peuvent eux-mêmes être des composants en cours de réassemblage ailleurs dans l'écosystème. La question devient réellement : « Jusqu'où en amont ou en aval pouvez-vous documenter ce parcours ? » – rapidement suivi de la détermination de qui possède ou est le gestionnaire de chacune de ces pièces et parties de l’asset, de ses métadonnées et de ses capacités à travers l'écosystème.

Comment en sommes-nous arrivés là ? Ce n'est pas uniquement le résultat de l'essor des plateformes et des écosystèmes composables, ni simplement une question d'architecture headless ou non – même si cela fait indéniablement partie de l'évolution. C'est surtout que le DAM a désormais dépassé son rôle traditionnel et ne se limite plus au marketing (ce qui ne surprendra évidemment pas les professionnels du secteur GLAM – Galleries, Libraries, Archives and Museums). Aujourd'hui, presque toutes les organisations sont devenues des créatrices de contenus, qu'elles le souhaitent ou non, et l'ensemble de ces contenus, ainsi que leurs composants, doivent être gérés.

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Le concept d'une source unique de vérité appartient désormais au passé. Il est temps de démontrer la valeur de l'expertise acquise en s'appuyant sur des standards solides et des approches reproductibles pour concevoir, déployer et faire évoluer le DAM comme une capacité stratégique essentielle de toute organisation. Des feuilles de route partagées, une gouvernance commune et une responsabilité collective constituent l'avenir ; autant l'adopter dès aujourd'hui.